Modèle de demande de renseignements (DR)

1. Objet et contexte

[COMPANY_NAME], dont le bureau principal est situé à [COMPANY_ADDRESS], lance la présente demande de renseignements (la « DR ») afin de recueillir des renseignements auprès de la communauté des fournisseurs concernant [SUBJECT_AREA].

[COMPANY_NAME] est [COMPANY_DESCRIPTION]. Nous en sommes à une étape préliminaire d'exploration de [HIGH_LEVEL_NEED] et nous souhaitons comprendre l'état actuel du marché, l'éventail des solutions et des modèles de prestation qui existent, ainsi que les fournisseurs actifs dans ce domaine.

La présente DR a pour objet d'éclairer la planification interne de [COMPANY_NAME] et de nous aider à façonner un éventuel processus d'approvisionnement futur. La présentation d'une réponse à la présente DR ne constitue pas un engagement de [COMPANY_NAME] à acquérir des biens ou des services et ne crée aucune attente que le répondant soit invité à participer à une sollicitation ultérieure. De même, le fait de ne pas répondre à la présente DR ne portera pas préjudice à un fournisseur dans tout approvisionnement futur.

La présente DR porte la référence [RFI_REFERENCE_NUMBER] et a été émise le [ISSUE_DATE].

2. Renseignements demandés

[COMPANY_NAME] sollicite les catégories de renseignements suivantes. Les répondants sont invités à répondre aux questions pertinentes à leur offre et à indiquer « sans objet » lorsqu'elles ne s'appliquent pas. Les répondants ne doivent pas se sentir obligés de répondre à chaque question, mais des réponses partielles peuvent être d'une utilité limitée.

(a) Aperçu de l'entreprise. Une brève description de l'organisation du répondant, y compris son nom légal, l'emplacement de son siège social, son nombre d'employés, les principales zones géographiques desservies et sa structure de propriété.

(b) Aperçu de la solution. Une description des biens, services ou solutions que le répondant offre dans le domaine de la présente DR, y compris les principales caractéristiques, les modèles de prestation et tout facteur de différenciation significatif.

(c) Bilan d'expérience. Des exemples de mandats comparables récents (anonymisés au besoin), avec l'envergure indicative, la géographie, le secteur et les résultats.

(d) Vue du marché. La perspective du répondant sur les tendances actuelles, les écueils fréquents et les innovations émergentes dans le domaine, ainsi que toute observation susceptible d'aider [COMPANY_NAME] à façonner un futur processus d'approvisionnement.

(e) Contraintes et dépendances. Toute limite, condition préalable ou facteur environnemental dont [COMPANY_NAME] devrait être consciente au moment de planifier un approvisionnement.

(f) Suggestions sur la spécification. Lorsque le répondant a des points de vue sur la façon dont [COMPANY_NAME] devrait structurer son besoin, nous accueillons favorablement ces points de vue.

3. Capacités du fournisseur

Les répondants sont priés de remplir la matrice de capacités suivante en présentant un bref texte explicatif sous chaque rubrique. Veuillez limiter chaque texte à un ou deux paragraphes.

(a) Profil organisationnel. Année de fondation, structure de propriété, groupe d'entreprises (le cas échéant), principaux emplacements de bureaux, effectif total et résumé de haut niveau du positionnement stratégique du répondant.

(b) Santé financière. Chiffre d'affaires annuel pour les trois derniers exercices financiers, déclaration de rentabilité ou de solvabilité et toute cote de crédit indépendante. Les répondants peuvent joindre un sommaire des états financiers ou renvoyer à des dépôts accessibles au public.

(c) Couverture géographique. Pays ou régions dans lesquels le répondant assure actuellement des prestations, le modèle de prestation dans chacun (personnel propre, filiale, réseau de partenaires) et les langues prises en charge.

(d) Clientèle. Nombre approximatif de clients actifs, répartition par secteur, taux de rétention indicatif et toute référence nommée que le répondant est disposé à communiquer à ce stade. Les références ne seront formellement demandées que si un processus d'approvisionnement se concrétise.

(e) Effectif. Effectif total pertinent, éventail des compétences et tout modèle de mise à l'échelle de la capacité (croissance interne, écosystème de partenaires, bassin de contractuels).

(f) Crédits de diversité et de durabilité. Tout statut de diversité du fournisseur (entreprise détenue par des femmes, par une minorité, par des Autochtones, petite ou moyenne entreprise), les certifications environnementales (ISO 14001, certifications de carboneutralité) et une brève description de la valeur sociale ou des engagements ESG du répondant.

4. Capacités techniques

Pour les répondants offrant une technologie, un service ou une solution spécialisée, veuillez décrire les aspects techniques de votre offre sous les rubriques suivantes :

(a) Architecture de la solution. Une courte description de la façon dont la solution est conçue, déployée et consommée (sur site, infonuagique, hybride, SaaS, service géré, service-conseil, axée sur le matériel, et ainsi de suite).

(b) Intégration. Les principales façons dont la solution s'intègre à d'autres systèmes, y compris les interfaces de programmation d'applications standard, les formats de fichiers, les fournisseurs d'identité et les plateformes tierces couramment prises en charge.

(c) Sécurité de l'information et protection des données. Certifications détenues (telles que ISO 27001, SOC 2 Type II, Cyber Essentials), options de résidence des données, posture de chiffrement pour les données au repos et en transit, ainsi que la posture du répondant en vertu du Règlement général sur la protection des données et des régimes équivalents.

(d) Niveaux de service et fiabilité. Niveaux de service standards offerts (disponibilité, délai de réponse, délai de résolution), rendement historique par rapport à ces niveaux de service et approche du répondant en matière de continuité des activités et de reprise après sinistre.

(e) Mise en œuvre. Échéancier typique de mise en œuvre pour un client de la taille et de la complexité de [COMPANY_NAME], méthodologie utilisée et engagement requis du côté du client.

(f) Modèle de soutien. Niveaux de soutien offerts (standard, premium, entreprise), heures de couverture, canaux de soutien et langues dans lesquelles le soutien est offert.

(g) Feuille de route. Éléments notables de la feuille de route du produit ou du service du répondant pour les douze à dix-huit prochains mois susceptibles d'être pertinents au besoin de [COMPANY_NAME].

5. Indication de prix (facultatif)

Les répondants ne sont pas tenus d'indiquer des prix en réponse à la présente DR. Toutefois, [COMPANY_NAME] trouverait utile de recevoir des fourchettes de prix indicatives, afin d'éclairer sa planification budgétaire. Les prix indicatifs soumis ici ne constituent pas des offres ayant force obligatoire et ne serviront pas de base à l'attribution.

Lorsque les répondants choisissent de fournir des indications de prix, veuillez les présenter sous la forme suivante :

(a) Modèle commercial typique offert (par utilisateur par mois, par opération, projet à prix fixe, temps et matériel, fondé sur les résultats, hybride, et ainsi de suite).

(b) Fourchette de prix indicative pour un déploiement d'environ [INDICATIVE_SCALE], exprimée sous forme de fourchette plutôt que d'estimation ponctuelle lorsque cela est approprié.

(c) Composantes de prix qui s'ajoutent habituellement au prix principal (mise en œuvre unique, formation, personnalisation, licences de tiers, services-conseils).

(d) Toute valeur contractuelle minimale, durée minimale ou volume minimal qui s'appliquerait.

(e) Devise dans laquelle les prix sont normalement libellés et tout risque de change significatif pour les engagements en dehors de cette devise.

6. Instructions de présentation

Les réponses doivent être soumises à [COMPANY_NAME] conformément aux instructions suivantes :

(a) Mode de présentation : par courriel à [CONTACT_EMAIL] avec la ligne objet « Réponse à la DR — [RFI_REFERENCE_NUMBER] » ou par l'intermédiaire du portail à [PORTAL_URL] lorsque applicable.

(b) Date limite : les réponses doivent parvenir au plus tard le [SUBMISSION_DEADLINE]. Les réponses reçues après ce moment seront examinées à la discrétion de [COMPANY_NAME], mais pourraient ne pas être prises en considération.

(c) Format : PDF pour le contenu narratif; Microsoft Word ou Excel pour tout contenu tabulaire, lorsque cela est utile. Taille maximale du fichier [MAX_FILE_SIZE].

(d) Langue : les réponses doivent être en [LANGUAGE].

(e) Longueur : les répondants sont priés de limiter leur réponse narrative à un maximum de [RESPONSE_PAGE_LIMIT] pages, à l'exclusion des pièces jointes telles que les brochures, les certifications et les schémas d'architecture.

(f) Personne-ressource pour les questions : [CONTACT_NAME], [CONTACT_TITLE], [CONTACT_EMAIL], [CONTACT_PHONE]. Les questions d'intérêt général et les réponses correspondantes peuvent être diffusées, sur une base anonymisée, à tous les répondants connus.

7. Confidentialité

(a) Confidentialité de la présente DR. La présente DR et tous les renseignements divulgués par [COMPANY_NAME] dans le cadre de la présente enquête sont confidentiels (les « Renseignements confidentiels »). Le répondant ne divulguera aucun de ces Renseignements confidentiels à un tiers sans le consentement écrit préalable de [COMPANY_NAME], sauf à ses administrateurs, employés et conseillers professionnels qui ont un besoin légitime d'en prendre connaissance et qui sont eux-mêmes liés par des obligations de confidentialité équivalentes.

(b) Confidentialité des réponses. [COMPANY_NAME] traitera chaque réponse de manière confidentielle et en limitera l'accès au personnel et aux conseillers participant à l'examen interne pertinent. Les renseignements recueillis par l'entremise de la présente DR ne serviront qu'à éclairer la planification interne de [COMPANY_NAME] et la conception de tout processus d'approvisionnement ultérieur; ils ne seront pas communiqués aux autres répondants sous forme attribuée.

(c) Marquage. Les répondants peuvent marquer des portions précises de leur réponse comme « Confidentiel — Secret commercial » ou « Confidentiel — Exclusif ». [COMPANY_NAME] déploiera des efforts raisonnables pour respecter ces marquages, sous réserve de toute obligation de divulgation imposée par la loi, un règlement ou une ordonnance d'un tribunal.

(d) Utilisation des idées. Lorsque la réponse comprend des idées, des approches ou des recommandations qui influencent la conception d'un processus d'approvisionnement ultérieur, [COMPANY_NAME] n'attribuera pas ces idées au répondant dans toute DP ou demande de prix ultérieure, et le répondant ne sera ni avantagé ni désavantagé dans toute évaluation future en raison de cette contribution.

(e) Absence de publicité. Le répondant ne fera pas référence à [COMPANY_NAME], à la présente DR ou à tout contact ultérieur dans toute publicité, communiqué de presse ou document de marketing, sans le consentement écrit préalable de [COMPANY_NAME].

8. Prochaines étapes et absence d'engagement

À la suite de la date limite de remise, [COMPANY_NAME] examinera les réponses reçues. Les prochaines étapes possibles comprennent, sans engagement :

(a) Des conversations directes de suivi ou des séances d'information avec certains répondants, afin de clarifier certains aspects de leur soumission.

(b) L'émission d'une demande de propositions officielle ou d'une demande de prix, s'inspirant des constats recueillis par la présente DR.

(c) La décision de [COMPANY_NAME] de ne pas procéder à un processus d'approvisionnement à ce moment.

Les points suivants sont soulignés afin d'éviter toute ambiguïté :

(d) La présente DR n'est pas une sollicitation. Elle ne constitue ni une demande de propositions, ni une demande de prix, ni un appel d'offres, ni une invitation à contracter. Elle ne constitue pas une offre susceptible d'acceptation.

(e) La participation à la présente DR ne donne droit à aucun répondant d'être inclus dans tout processus d'approvisionnement futur, et la non-participation n'exclut aucun fournisseur d'un processus d'approvisionnement futur.

(f) [COMPANY_NAME] ne remboursera aucun frais engagé par les répondants pour la préparation ou la présentation d'une réponse à la présente DR, ni pour toute activité de suivi.

(g) [COMPANY_NAME] se réserve le droit de modifier, de suspendre ou d'annuler la présente DR à tout moment, à sa seule discrétion et sans engager sa responsabilité envers un quelconque répondant.

9. Format de la réponse

Afin de faciliter au maximum la comparaison des réponses, [COMPANY_NAME] demande aux répondants de structurer leur soumission dans l'ordre suivant :

(a) Page couverture. Nom légal du répondant, personne-ressource principale pour la présente DR (nom, titre, courriel, téléphone) et date de présentation.

(b) Sommaire exécutif d'une page. Un résumé concis indiquant qui est le répondant, ce qu'il offre dans le domaine et pourquoi il estime que son offre serait pertinente pour [COMPANY_NAME].

(c) Réponses aux sections 2 à 5, présentées dans le même ordre et selon la même numérotation que le présent document, de sorte que chaque question de [COMPANY_NAME] corresponde directement à une réponse étiquetée.

(d) Pièces jointes. Brochures, études de cas, certifications, schémas d'architecture, exemples de rapports et tout autre document à l'appui. Chaque pièce jointe doit être clairement étiquetée et référencée dans le corps de la réponse.

(e) Page d'accusé. Une déclaration signée par un représentant autorisé du répondant, confirmant que la réponse est présentée aux conditions énoncées dans la présente DR.

10. Calendrier

Le calendrier indicatif de la présente DR est présenté ci-dessous. [COMPANY_NAME] se réserve le droit d'ajuster le calendrier et informera les répondants connus de tout changement.

(a) Émission de la DR : [ISSUE_DATE] (b) Date limite pour soumettre des questions écrites au sujet de la présente DR : [QUESTIONS_DEADLINE] (c) Réponses anonymisées aux questions diffusées : [ANSWERS_RELEASE_DATE] (d) Date limite de remise des réponses à la DR : [SUBMISSION_DEADLINE] (e) Examen interne et présélection des conversations de suivi potentielles : [INTERNAL_REVIEW_WINDOW] (f) Séances d'information ou conversations de suivi éventuelles avec les fournisseurs : [FOLLOW_UP_WINDOW] (g) Décision quant à la poursuite ou non d'un processus d'approvisionnement officiel : [DECISION_TARGET_DATE] (h) Émission prévue de toute DP ou demande de prix officielle, le cas échéant : [POSSIBLE_RFP_DATE]

Toutes les dates postérieures à la date limite de remise sont indicatives et ne constituent pas des engagements de [COMPANY_NAME].

11. Avis juridique

Ce modèle est fourni par ProcureSwift à titre de point de départ et ne constitue pas un avis juridique. Veuillez le faire réviser par un conseiller juridique qualifié avant de l'utiliser dans tout contexte contractuel ou commercial. ProcureSwift ne fournit aucune garantie quant à son adéquation à un usage particulier.