Modèle de demande de propositions (DP)

1. Introduction et contexte

[COMPANY_NAME], dont le bureau principal est situé à [COMPANY_ADDRESS], lance la présente demande de propositions (la « DP ») afin d'inviter des fournisseurs qualifiés (chacun, un « Soumissionnaire ») à présenter des propositions pour [PROJECT_NAME].

[COMPANY_NAME] est [COMPANY_DESCRIPTION]. La présente DP a pour objet de repérer un fournisseur en mesure de réaliser [HIGH_LEVEL_OBJECTIVE] en cohérence avec les priorités stratégiques de [COMPANY_NAME] pour la période [YEAR].

Le Soumissionnaire retenu devra conclure une entente écrite officielle avec [COMPANY_NAME] à l'issue du présent processus d'approvisionnement. La durée prévue du contrat est de [CONTRACT_TERM], avec une entrée en vigueur prévue le ou vers [ANTICIPATED_START_DATE].

La présente DP décrit les besoins de [COMPANY_NAME], les renseignements que les Soumissionnaires doivent fournir, les critères selon lesquels les propositions seront évaluées et l'importance relative de ces critères. Les Soumissionnaires sont tenus de lire intégralement le présent document avant de préparer leur réponse.

2. Portée du projet et objectifs

[COMPANY_NAME] sollicite des propositions visant à exécuter la portée des travaux suivante :

(a) Portée principale. [PROJECT_DESCRIPTION].

(b) Portée secondaire et compléments optionnels. Décrire tout élément optionnel ou supplémentaire que les Soumissionnaires peuvent tarifer séparément. Préciser clairement s'il influencera ou non l'attribution.

(c) Hors portée. Les éléments suivants sont explicitement exclus de la portée de la présente DP et les Soumissionnaires ne doivent pas les inclure dans leur prix ni dans le corps de leur proposition : [LIST_OUT_OF_SCOPE_ITEMS].

(d) Objectifs stratégiques. Le mandat retenu doit produire les résultats mesurables suivants : [OUTCOME_1], [OUTCOME_2], [OUTCOME_3]. Les Soumissionnaires doivent structurer leur réponse de manière à démontrer comment leur solution permet d'atteindre chacun de ces résultats.

(e) Volumes et hypothèses. Les volumes indicatifs et le profil de la demande figurent à l'annexe A. Ces chiffres sont fournis de bonne foi, mais ne constituent pas des minimums garantis; le contrat final pourra inclure des engagements planchers et plafonds à négocier avec le Soumissionnaire retenu.

3. Exigences de présentation

Chaque proposition doit comprendre les éléments suivants, dans l'ordre énuméré :

(a) Lettre d'accompagnement. Une lettre d'une page signée par un représentant autorisé du Soumissionnaire, confirmant l'acceptation des conditions de la présente DP et la période de validité de la proposition.

(b) Sommaire exécutif. Un résumé d'au plus trois pages décrivant la compréhension du besoin par le Soumissionnaire, la solution proposée et les principaux facteurs de différenciation.

(c) Proposition technique. Une description détaillée de la solution proposée, de la méthodologie, du plan de mise en œuvre, du modèle de dotation, de la gouvernance du projet, du registre des risques et de l'approche d'assurance qualité. La proposition technique ne doit pas dépasser [PAGE_LIMIT_TECHNICAL] pages, à l'exclusion des annexes.

(d) Profil et expérience de l'entreprise. Description de l'organisation du Soumissionnaire, de sa structure de propriété, de son nombre d'années d'activité, des états financiers vérifiés des trois derniers exercices financiers et d'au moins trois références pour des mandats comparables réalisés au cours des cinq dernières années.

(e) Proposition financière. Le prix présenté dans une section scellée et clairement identifiable, dans le format prescrit à la section 9 ci-dessous.

(f) Matrice de conformité. Une réponse point par point à chacune des exigences énumérées dans la présente DP, indiquant si le Soumissionnaire se conforme entièrement, partiellement ou ne se conforme pas, avec une brève explication dans chaque cas.

(g) Pièces jointes obligatoires. Certificats d'assurance, documents d'enregistrement d'entreprise, certifications applicables (telles que ISO 9001, ISO 27001, SOC 2) et tous les formulaires signés demandés dans les annexes.

Les propositions qui omettent un élément requis pourront être jugées non conformes et rejetées sans évaluation supplémentaire.

4. Critères d'évaluation et notation

Les propositions seront évaluées par un comité composé de représentants de l'approvisionnement, du secteur d'affaires à l'origine du mandat, des finances et, le cas échéant, du contentieux et de la sécurité de l'information. Chaque critère sera noté sur une échelle de cinq points où 1 signifie « ne répond pas aux exigences », 3 signifie « répond aux exigences » et 5 signifie « dépasse significativement les exigences ». La note totale est calculée comme une moyenne pondérée de tous les critères.

Les critères pondérés suivants seront utilisés :

(a) Solution technique et méthodologie — 30 pour cent. Évalue dans quelle mesure l'approche proposée répond à la portée, les mérites techniques de la solution et la solidité du plan de mise en œuvre.

(b) Expérience, références et équipe — 20 pour cent. Évalue le bilan du Soumissionnaire sur des travaux comparables, les qualifications de l'équipe désignée et la qualité des références.

(c) Prix et coût total de possession — 25 pour cent. Tient compte non seulement du prix affiché, mais aussi du coût total de possession sur la durée du contrat, y compris la mise en œuvre, les licences, le soutien, la sortie et tout frais lié à l'usage. Le prix conforme le plus bas reçoit la note maximale; les autres propositions sont notées au prorata.

(d) Risque, sécurité et conformité — 10 pour cent. Tient compte de la protection des données, de la sécurité de l'information, de la continuité des activités, de la couverture d'assurance et de la posture de conformité réglementaire.

(e) Durabilité et rendement ESG — 8 pour cent. Tient compte de l'empreinte carbone du modèle de prestation proposé, des pratiques de travail éthiques, des certifications environnementales et de la conformité aux engagements de durabilité de [COMPANY_NAME].

(f) Diversité des fournisseurs et valeur sociale — 7 pour cent. Tient compte de la structure de propriété, des politiques de diversité et de tout engagement envers la collectivité ou la valeur sociale offert dans le cadre du mandat.

Les pondérations ne seront pas modifiées après réception des propositions. [COMPANY_NAME] se réserve le droit d'exiger une présentation, une démonstration ou une visite de site auprès de tout Soumissionnaire présélectionné; toute activité de ce type sera menée dans des conditions uniformes pour toutes les parties présélectionnées.

5. Calendrier

Le calendrier indicatif du présent processus d'approvisionnement est présenté ci-dessous. [COMPANY_NAME] se réserve le droit d'ajuster le calendrier et avisera les Soumissionnaires de tout changement par l'entremise de la personne-ressource indiquée à la section 11.

(a) Émission de la DP : [ISSUE_DATE] (b) Conférence préalable aux soumissions (présence facultative) : [PRE_BID_DATE] (c) Date limite pour soumettre des questions écrites : [QUESTIONS_DEADLINE] (d) Publication des réponses écrites aux questions : [ANSWERS_RELEASE_DATE] (e) Date limite pour tout addenda ou modification de la DP : [ADDENDA_DEADLINE] (f) Date limite de remise des propositions : [SUBMISSION_DEADLINE] (g) Notification de présélection : [SHORTLIST_DATE] (h) Présentations et précisions des Soumissionnaires présélectionnés : [PRESENTATIONS_WINDOW] (i) Avis d'intention d'attribuer : [INTENT_TO_AWARD_DATE] (j) Signature du contrat : [CONTRACT_SIGNATURE_TARGET] (k) Date d'entrée en vigueur du contrat : [CONTRACT_START_DATE]

Les soumissions tardives ne seront prises en considération sous aucun prétexte. Il incombe au Soumissionnaire de s'assurer de leur réception en temps opportun.

6. Exigences de mise en forme des propositions

Afin de faciliter une évaluation équitable, toutes les propositions doivent respecter les exigences de mise en forme suivantes :

(a) Soumises électroniquement par l'intermédiaire de [SUBMISSION_PORTAL_OR_EMAIL] en format PDF, avec un classeur Excel distinct pour le prix lorsque requis.

(b) Utiliser le format de page lettre ou A4, interligne simple, avec une taille de police d'au moins 11 points pour le texte courant et 10 points pour les tableaux et les notes de bas de page. Marges d'un pouce sur tous les côtés.

(c) Chaque section de la proposition doit suivre l'ordre et la numérotation prescrits à la section 3.

(d) Taille maximale du fichier : [MAX_FILE_SIZE]. Lorsque le portail impose une limite inférieure, fractionner les fichiers en parties clairement identifiées.

(e) Toutes les pages doivent être numérotées et une table des matières doit être incluse.

(f) Le nom légal du Soumissionnaire, le numéro de la présente DP ([RFP_REFERENCE_NUMBER]) et la date de présentation doivent figurer sur la page couverture et dans le pied de page de chaque page.

(g) Les propositions doivent être en [LANGUAGE] et les prix doivent être indiqués en [CURRENCY], hors taxe sur la valeur ajoutée ou taxe de vente, sauf indication contraire.

7. Conditions générales

En soumettant une proposition en réponse à la présente DP, le Soumissionnaire reconnaît et accepte les conditions suivantes :

(a) Validité de la proposition. La proposition demeurera ouverte à l'acceptation pendant une période de [VALIDITY_DAYS] jours à compter de la date limite de remise.

(b) Frais de soumission. Tous les frais engagés par le Soumissionnaire pour la préparation et la présentation de sa proposition, y compris les frais de participation aux rencontres, aux démonstrations et aux visites de site, sont à la charge exclusive du Soumissionnaire et ne seront pas remboursés par [COMPANY_NAME].

(c) Conformité aux lois. Le Soumissionnaire déclare qu'il se conforme à l'ensemble des lois et règlements applicables, y compris les lois anticorruption et de lutte contre les pots-de-vin, la législation sur l'esclavage moderne, la législation sur la protection des données (y compris le Règlement général sur la protection des données lorsqu'applicable) et les régimes de sanctions.

(d) Absence de conflit d'intérêts. Le Soumissionnaire garantit qu'il n'existe aucun conflit d'intérêts, réel ou apparent, entre le Soumissionnaire et [COMPANY_NAME] ou toute personne participant au présent processus d'approvisionnement, et s'engage à divulguer rapidement tout conflit de cette nature s'il devait survenir.

(e) Acceptation des conditions. Le Soumissionnaire reconnaît que tout contrat résultant de la présente DP sera régi par les conditions générales standards de [COMPANY_NAME], jointes à l'annexe B, sous réserve de toute dérogation négociée et expressément acceptée par écrit.

(f) Droit de rejet. [COMPANY_NAME] se réserve le droit d'accepter ou de rejeter l'une quelconque ou la totalité des propositions, de renoncer à toute irrégularité, de négocier avec un ou plusieurs Soumissionnaires, d'annuler la présente DP à tout moment avant la signature du contrat et de réémettre la DP, dans chaque cas à sa seule discrétion et sans engager sa responsabilité envers un quelconque Soumissionnaire.

(g) Absence d'engagement. La publication de la présente DP n'engage en aucune façon [COMPANY_NAME] à attribuer un contrat ou à engager des frais quels qu'ils soient, et la réception d'une proposition ne crée aucune obligation juridique ou implicite à l'égard de [COMPANY_NAME].

8. Confidentialité et propriété intellectuelle

(a) Confidentialité des renseignements de la DP. La présente DP, l'ensemble de ses pièces jointes et tous les renseignements divulgués par [COMPANY_NAME] dans le cadre du présent processus d'approvisionnement sont confidentiels (les « Renseignements confidentiels ») et ne doivent être utilisés qu'aux fins de la préparation d'une proposition. Le Soumissionnaire ne divulguera aucun de ces Renseignements confidentiels à un tiers sans le consentement écrit préalable de [COMPANY_NAME], sauf à ses administrateurs, employés et conseillers professionnels qui ont un besoin légitime d'en prendre connaissance et qui sont eux-mêmes liés par des obligations de confidentialité équivalentes.

(b) Confidentialité des propositions. [COMPANY_NAME] traitera chaque proposition de manière confidentielle et en limitera l'accès au comité d'évaluation et aux conseillers autorisés. Les Soumissionnaires peuvent marquer des portions précises de leur soumission comme « Confidentiel — Secret commercial » ou « Confidentiel — Exclusif »; ces marquages doivent être accompagnés d'une brève justification. [COMPANY_NAME] déploiera des efforts raisonnables pour respecter ces marquages, sous réserve de toute obligation de divulgation imposée par la loi, un règlement ou une ordonnance d'un tribunal.

(c) Propriété intellectuelle dans la proposition. Le Soumissionnaire conserve la propriété de toute propriété intellectuelle incluse dans sa proposition qui préexiste au présent processus d'approvisionnement ou que le Soumissionnaire a développée de manière indépendante. En soumettant une proposition, le Soumissionnaire accorde à [COMPANY_NAME] une licence non exclusive et libre de redevance lui permettant d'utiliser le contenu de la proposition aux fins d'évaluation et de toute négociation contractuelle subséquente.

(d) Utilisation du nom de [COMPANY_NAME]. Le Soumissionnaire ne pourra, sans le consentement écrit préalable de [COMPANY_NAME], faire référence à [COMPANY_NAME], à ses marques de commerce ou au présent processus d'approvisionnement dans toute publicité, communiqué de presse, document de marketing ou communication externe.

(e) Restitution ou destruction. À la demande de [COMPANY_NAME], le Soumissionnaire restituera ou détruira de façon sécuritaire tous les Renseignements confidentiels reçus dans le cadre de la présente DP et attestera par écrit cette restitution ou destruction.

9. Structure des prix

Les Soumissionnaires doivent présenter leur prix selon le format prévu à l'annexe C et inclure au minimum les éléments suivants :

(a) Un prix total entièrement assumé pour la portée de base, ventilé entre les charges ponctuelles (mise en œuvre, démarrage, transition) et les charges récurrentes (abonnements, licences, services gérés, soutien).

(b) Les prix unitaires de tout élément variable ou tributaire des volumes, exprimés par unité pertinente (par utilisateur par mois, par opération, par heure-conseil, par article livré, et ainsi de suite).

(c) Les prix des éléments optionnels ou supplémentaires de la portée, présentés séparément afin qu'ils puissent être sélectionnés ou retirés sans incidence sur le prix de base.

(d) Un coût total indicatif de possession sur la durée intégrale du contrat, y compris les options de prolongation, en énonçant clairement les hypothèses retenues.

(e) Le mécanisme annuel de rajustement des prix, le cas échéant (tel qu'une indexation à un indice de prix publié ou un plafond fixe). En l'absence d'un mécanisme proposé, les prix seront réputés fermes pour toute la durée du contrat.

(f) Devise, taxes et incoterms (le cas échéant). Les prix doivent être en [CURRENCY], hors [TAX_TYPE]. Tout droit, douane, fret ou frais d'installation doit être ventilé séparément.

(g) Les modalités de paiement sont nettes [PAYMENT_TERMS_DAYS] jours à compter de la date d'une facture valide. Les modalités de paiement alternatives proposées par le Soumissionnaire seront évaluées sur leur fond, mais [COMPANY_NAME] se réserve le droit d'exiger ses modalités standards.

10. Processus d'attribution du contrat

(a) Avis d'intention. À la suite de l'évaluation, [COMPANY_NAME] émettra un avis écrit d'intention d'attribuer au Soumissionnaire retenu. Les Soumissionnaires non retenus recevront un avis écrit du résultat.

(b) Période de statu quo. Une période de statu quo de [STANDSTILL_DAYS] jours ouvrables s'appliquera entre l'avis d'intention et la signature du contrat, période durant laquelle les Soumissionnaires non retenus peuvent demander une séance d'information et soulever toute préoccupation d'ordre procédural.

(c) Négociation du contrat. L'intention d'attribuer est conditionnelle à la conclusion réussie d'un contrat écrit officiel dans un délai de [NEGOTIATION_WINDOW_DAYS] jours. Si aucun contrat ne peut être conclu dans ce délai, [COMPANY_NAME] se réserve le droit de mettre fin aux négociations et d'attribuer au Soumissionnaire suivant au classement.

(d) Conditions préalables. L'attribution est conditionnelle à l'aboutissement satisfaisant des vérifications diligentes de [COMPANY_NAME], notamment vérifications financières, références, évaluations de sécurité et toutes approbations réglementaires ou du conseil d'administration requises.

(e) Séance d'information. Tout Soumissionnaire qui a présenté une proposition conforme peut, dans les [DEBRIEF_REQUEST_DAYS] jours ouvrables suivant la notification, demander une séance d'information expliquant comment sa proposition a été évaluée par rapport aux critères. Les séances d'information ne divulgueront aucun renseignement commercialement sensible concernant les autres Soumissionnaires.

11. Questions et précisions

Toutes les questions concernant la présente DP doivent être soumises par écrit à la personne-ressource indiquée ci-dessous. Afin d'assurer un traitement équitable de tous les Soumissionnaires, [COMPANY_NAME] ne répondra pas aux questions par téléphone ou en personne et ne communiquera aucun renseignement de fond par un autre canal que le processus officiel de questions et réponses.

(a) Personne-ressource pour les questions : [CONTACT_NAME], [CONTACT_TITLE], [CONTACT_EMAIL], [CONTACT_PHONE]. (b) Date limite pour les questions écrites : [QUESTIONS_DEADLINE]. (c) Mode de distribution des réponses : les réponses écrites anonymisées seront diffusées à tous les Soumissionnaires inscrits à la présente DP, au plus tard le [ANSWERS_RELEASE_DATE], par [DISTRIBUTION_METHOD]. (d) Toute modification de la présente DP sera diffusée sous forme d'addenda numéroté. Les Soumissionnaires doivent accuser réception de tous les addenda dans leur lettre d'accompagnement. (e) Les Soumissionnaires ne doivent contacter aucun autre employé, dirigeant ou représentant de [COMPANY_NAME] au sujet de la présente DP. Tout contact non sollicité peut entraîner, à la discrétion de [COMPANY_NAME], la disqualification.

12. Avis juridique

Ce modèle est fourni par ProcureSwift à titre de point de départ et ne constitue pas un avis juridique. Veuillez le faire réviser par un conseiller juridique qualifié avant de l'utiliser dans tout contexte contractuel ou commercial. ProcureSwift ne fournit aucune garantie quant à son adéquation à un usage particulier.