Modèle de demande de prix (DDP)

1. Objet

[COMPANY_NAME], dont le bureau principal est situé à [COMPANY_ADDRESS], lance la présente demande de prix (la « DDP ») afin d'inviter des fournisseurs qualifiés à présenter des soumissions de prix fermes pour la fourniture de [GOODS_OR_SERVICES_DESCRIPTION].

La présente DDP porte la référence [RFQ_REFERENCE_NUMBER] et a été émise le [ISSUE_DATE]. Elle est destinée à donner lieu à l'émission d'un bon de commande ou d'un contrat de forme abrégée au fournisseur qui offre la meilleure combinaison de valeur en termes de prix, de conformité à la spécification, de livraison et de qualification du fournisseur.

La présente DDP n'est pas un appel d'offres public et ne constitue pas une offre d'achat ayant force obligatoire. En soumettant une cotation, le fournisseur déclare qu'il a lu, compris et accepté les conditions énoncées ci-dessous.

2. Spécifications du produit ou du service

Les biens ou services requis sont précisés ci-dessous. Les fournisseurs doivent soumettre leur prix en fonction de cette spécification exacte. Lorsqu'un fournisseur propose une solution de rechange ou un substitut, celle-ci doit être clairement désignée et accompagnée d'un tableau comparatif côte à côte démontrant l'équivalence ou la supériorité.

(a) Description et spécification : [DETAILED_SPECIFICATION].

(b) Normes et certifications exigées : [LIST_REQUIRED_STANDARDS].

(c) Exigences de marquage ou d'étiquetage : [DESCRIBE_ANY_LABELLING].

(d) Documentation devant accompagner la livraison : [LIST_REQUIRED_DOCUMENTS].

3. Exigences de quantité et de livraison

(a) Quantité requise : [TOTAL_QUANTITY] unités de [UNIT_OF_MEASURE].

(b) Calendrier de livraison : [DELIVERY_SCHEDULE].

(c) Lieu de livraison : [DELIVERY_ADDRESS]. Lorsque les livraisons doivent se faire à plusieurs endroits, une annexe énumérant les adresses, les personnes-ressources et les fenêtres de livraison est jointe à l'annexe A.

(d) Incoterms : [INCOTERMS_2020_TERM]. Le fournisseur est responsable de l'ensemble des coûts et des risques jusqu'au point précisé par l'incoterm choisi.

(e) Emballage : les biens doivent être emballés d'une manière appropriée au mode de transport et adéquate pour les protéger contre les dommages en transit, y compris la protection contre l'humidité, les vibrations et les dommages liés à la manutention. Les palettes utilisées doivent être conformes à la norme NIMP 15.

(f) Délai d'exécution : indiquer dans votre soumission le délai d'exécution ferme entre la réception du bon de commande et la livraison au lieu désigné, exprimé en jours civils.

4. Instructions de présentation

Les soumissions doivent parvenir à [COMPANY_NAME] au plus tard le [SUBMISSION_DEADLINE] conformément aux instructions suivantes :

(a) Mode de présentation : par courriel à [CONTACT_EMAIL] avec la ligne objet « Soumission — [RFQ_REFERENCE_NUMBER] » ou par le portail d'approvisionnement à [PORTAL_URL] lorsque applicable.

(b) Documents requis : tableau de prix dûment rempli (section 5), page d'accusé signée, renseignements sur la qualification du fournisseur (section 8) et tous les certificats ou pièces jointes énumérés à la section 2.

(c) Format de fichier : PDF pour la lettre d'accompagnement et les documents à l'appui; Excel (.xlsx) pour le tableau de prix afin de permettre la comparaison automatisée.

(d) Langue et devise : les soumissions doivent être en [LANGUAGE] et les prix doivent être indiqués en [CURRENCY], hors taxe sur la valeur ajoutée ou taxe de vente, sauf indication contraire à la section 5.

(e) Les soumissions tardives ne seront pas prises en considération à moins que [COMPANY_NAME] n'ait accordé par écrit une prolongation à tous les fournisseurs avant la date limite initiale.

5. Présentation des prix

Les prix doivent être présentés dans le tableau ci-dessous. Les fournisseurs doivent remplir chaque colonne pour chaque ligne d'article. Les soumissions qui sont incomplètes, qui regroupent plusieurs articles sous un seul prix ou qui s'écartent du format du tableau peuvent être rejetées comme non conformes.

(a) Colonnes du tableau de prix : 1. Numéro de ligne 2. Description de l'article (selon la section 2) 3. Quantité requise et unité de mesure 4. Prix unitaire, en [CURRENCY], hors [TAX_TYPE] 5. Total prolongé de la ligne (quantité multipliée par le prix unitaire) 6. Délai d'exécution indicatif en jours civils 7. Notes (origine, solution de rechange offerte, remarques facultatives)

(b) Sous le tableau de prix, le fournisseur doit présenter : 1. Le sous-total de tous les postes 2. Tout escompte de volume ou de paiement rapide offert, avec les conditions à remplir pour en bénéficier 3. Les frais de fret et d'emballage, s'ils ne sont pas inclus dans les prix unitaires, ventilés par ligne 4. Les droits de douane ou frais d'importation, le cas échéant 5. La [TAX_TYPE] applicable au taux en vigueur 6. Le grand total à payer par [COMPANY_NAME]

(c) Compléments de prix facultatifs. Si le fournisseur souhaite offrir des services additionnels (garantie prolongée, installation sur place, formation, consommables) au choix de l'acheteur, ceux-ci doivent être tarifés séparément au bas du tableau et ne pas être inclus dans le grand total principal.

(d) Lorsque les prix unitaires sont étagés en fonction du volume, le fournisseur doit présenter l'échelle complète des prix.

6. Période de validité

Chaque soumission doit demeurer ferme et ouverte à l'acceptation par [COMPANY_NAME] pendant une période de [VALIDITY_DAYS] jours civils à compter de la date limite de remise.

Pendant la période de validité, le fournisseur ne peut retirer ni modifier sa soumission, ni augmenter un prix unitaire, ni modifier toute autre condition commerciale, sauf en réponse à une demande écrite de [COMPANY_NAME] visant à clarifier ou à corriger une erreur arithmétique manifeste.

[COMPANY_NAME] peut demander par écrit une prolongation de la période de validité. Le fournisseur peut accepter ou refuser une telle prolongation; un refus ne sera pas interprété comme un retrait de la soumission initiale, qui demeurera valide pendant la période initialement prévue.

7. Modalités de paiement

(a) Les modalités de paiement standard sont nettes [PAYMENT_TERMS_DAYS] jours à compter de la date de réception par [COMPANY_NAME] d'une facture valide non contestée, appuyée par une preuve de livraison satisfaisante et de toute documentation requise à la section 2.

(b) Les factures doivent être envoyées à [ACCOUNTS_PAYABLE_EMAIL] et doivent inclure le numéro de bon de commande de [COMPANY_NAME], le numéro de référence de la DDP, le nom complet et les coordonnées de remise du fournisseur, une description ligne par ligne correspondant au bon de commande, le numéro d'inscription à la [TAX_TYPE] et les coordonnées bancaires du fournisseur pour le paiement électronique.

(c) Les fournisseurs peuvent offrir un escompte pour paiement rapide selon la formule « x pour cent si payé dans les y jours, net z jours ». Un tel escompte, s'il est accepté par [COMPANY_NAME], sera automatiquement appliqué au montant de la facture.

(d) Les paiements sont effectués par transfert électronique de fonds vers le compte bancaire désigné par écrit par le fournisseur. Toute modification des coordonnées bancaires doit être vérifiée par une procédure documentée de rappel à deux parties afin d'atténuer le risque de fraude.

(e) Les factures contestées sont résolues de bonne foi. La portion non contestée d'une facture est payée conformément aux modalités de paiement standard, sans égard à tout différend portant sur le reste.

8. Critères de sélection

[COMPANY_NAME] attribuera le bon de commande résultant au fournisseur qui offre la meilleure combinaison de valeur en fonction des facteurs suivants, le prix étant le facteur prédominant :

(a) Conformité à la spécification. Les soumissions qui s'écartent de manière importante de la spécification à la section 2 seront mises de côté, à moins qu'une solution de rechange offerte ne soit jugée équivalente ou supérieure.

(b) Prix total rendu. Calculé comme la somme de tous les postes, des frais de fret, des droits applicables et incluant tout escompte de paiement rapide offert par le fournisseur.

(c) Délai d'exécution et fiabilité de la livraison. Les fournisseurs offrant des délais d'exécution plus courts et plus fiables seront préférés lorsque les écarts de prix sont marginaux.

(d) Qualification du fournisseur. Le fournisseur doit démontrer, par la présentation des documents suivants avec sa soumission, qu'il est financièrement solvable et opérationnellement capable : une copie de son enregistrement d'entreprise courant, le dernier ensemble d'états financiers vérifiés ou signés (ou équivalent pour une plus petite entreprise), au moins deux références pour des fournitures comparables au cours des deux dernières années et toutes les certifications requises énumérées à la section 2.

(e) Risque et conformité. Les fournisseurs doivent confirmer leur conformité aux lois applicables en matière d'anticorruption, de lutte contre l'esclavage moderne, de sanctions et de protection des données. Les fournisseurs visés par une procédure d'insolvabilité ou figurant sur toute liste de sanctions applicable seront exclus.

9. Livraison et acceptation

(a) Livraison. Le fournisseur doit livrer les biens ou exécuter les services conformément au calendrier de livraison convenu, aux endroits et selon les incoterms précisés à la section 3.

(b) Inspection. [COMPANY_NAME] dispose d'une période de [INSPECTION_WINDOW_DAYS] jours ouvrables à compter de la livraison pour inspecter les biens ou les travaux exécutés afin d'en vérifier la conformité avec la spécification et la quantité convenue.

(c) Acceptation. Les biens ou services qui sont conformes à la spécification, à la quantité convenue et aux exigences documentaires sont réputés acceptés à la fin de la fenêtre d'inspection, à moins que [COMPANY_NAME] n'ait émis entre-temps un avis écrit de rejet.

(d) Rejet. Si, pendant la fenêtre d'inspection, [COMPANY_NAME] détermine que les biens ou les services ne sont pas conformes aux exigences, [COMPANY_NAME] peut, à son choix, (i) rejeter la partie non conforme et exiger du fournisseur qu'il la remplace ou la répare à ses frais dans un délai convenu, (ii) rejeter la totalité de la livraison ou (iii) accepter la partie non conforme moyennant un rajustement de prix équitable.

(e) Risque de perte et titre de propriété. Le risque de perte est transféré à [COMPANY_NAME] au moment de l'acceptation. Le titre de propriété est transféré à [COMPANY_NAME] au plus tôt de l'acceptation ou du paiement, sauf disposition contraire du droit applicable.

(f) Garantie. Les biens doivent être exempts de défauts de matériaux et de fabrication pendant une période de [WARRANTY_PERIOD] à compter de l'acceptation, ou pendant toute période plus longue offerte par le fabricant. Les services doivent être exécutés avec une diligence et un soin raisonnables, conformément aux bonnes pratiques de l'industrie.

10. Conditions générales

(a) Acceptation des présentes conditions. La présentation d'une soumission vaut acceptation par le fournisseur des présentes conditions générales. Toute condition contraire figurant sur la soumission du fournisseur, sur sa facture ou sur tout autre document ne s'appliquera à aucun bon de commande résultant.

(b) Absence d'engagement. La publication de la présente DDP n'engage en aucune façon [COMPANY_NAME] à attribuer un bon de commande ou à engager des frais quels qu'ils soient. [COMPANY_NAME] se réserve le droit d'annuler, de modifier ou de réémettre la présente DDP à tout moment, sans engager sa responsabilité.

(c) Droit de rejet. [COMPANY_NAME] se réserve le droit de rejeter l'une quelconque ou la totalité des soumissions, de négocier avec un ou plusieurs fournisseurs, de fractionner l'attribution entre deux ou plusieurs fournisseurs, ou d'attribuer l'ensemble du besoin à un seul fournisseur.

(d) Confidentialité. Le fournisseur doit traiter la présente DDP et tout renseignement divulgué par [COMPANY_NAME] dans le cadre du présent processus d'approvisionnement comme confidentiel et n'utiliser ces renseignements qu'aux fins de la préparation de sa soumission. Le fournisseur ne doit pas faire référence à [COMPANY_NAME] dans toute publicité ou tout document de marketing sans le consentement écrit préalable de [COMPANY_NAME].

(e) Assurance. Le fournisseur doit maintenir l'assurance appropriée à la portée de la fourniture, comprenant au minimum une couverture de responsabilité civile générale et, le cas échéant, une assurance responsabilité professionnelle, une assurance responsabilité de l'employeur et une assurance marchandises en transit à des limites raisonnables sur le plan commercial.

(f) Droit applicable. Tout bon de commande résultant est régi par les lois de [GOVERNING_JURISDICTION] et les différends sont soumis à la compétence exclusive de ses tribunaux, sauf convention contraire écrite.

(g) Personne-ressource pour les questions. Toutes les questions concernant la présente DDP doivent être adressées par écrit à [CONTACT_NAME], [CONTACT_EMAIL], [CONTACT_PHONE]. Les questions et réponses d'intérêt général peuvent être diffusées à l'ensemble des fournisseurs participants.

11. Avis juridique

Ce modèle est fourni par ProcureSwift à titre de point de départ et ne constitue pas un avis juridique. Veuillez le faire réviser par un conseiller juridique qualifié avant de l'utiliser dans tout contexte contractuel ou commercial. ProcureSwift ne fournit aucune garantie quant à son adéquation à un usage particulier.